NOVOSTIL C.A. como organización generadora de soluciones integrales ofrece una amplia gama de posibilidades en cuanto a la Administración de sus Archivos y Gestión Documental y Empresarial, lo que nos ubica a la vanguardia dentro del segmento de empresas de Archivos a nivel Nacional y Centroamérica y el Caribe. Bajo esta premisa nos permitimos presentar los 2 factores claves de todo proyecto de Gestión Documental.

• ORGANIZACIÓN
• DIGITALIZACION / SISTEMATIZACION

Mediante esta solución podrá:

• Estandarizar la gestión de información de toda su organización. Unificar criterios de búsqueda y ubicación.
• Mejorar sus procesos críticos de funcionamiento y la productividad de su talento humano.
• Generar nuevos ingresos mediante ahorros importantes en gastos de papelería (Hasta un 60%), insumos (Hasta un 50%) y operaciones eficientes (Hasta un 50%).
• Optimizar costosos espacios de oficina.

Organización

Dentro de la Organización de los Archivos, estamos en plena capacidad de acompañarles en la implementación de una solución de amplio alcance. En este sentido realizamos en principio un estudio que se levanta sobre el funcionamiento de su archivo y el entorno en el cual opera, dándole una orientación sobre los pasos convenientes a seguir para obtener un funcionamiento eficiente y acorde a las Normas y Procedimientos que rigen para tal fin. En este punto realizamos las siguientes actividades:

• Estudio general del archivo actual; su forma de operar, tipos y  volúmenes de documentos, mediciones, documentación en lotes, enlace con otros sistemas y comunicaciones confidenciales.
• Conteo del total de unidades archivísticas
• Revisión e identificación de la unidad archivística en su exterior de acuerdo al contenido real de la misma.
• Inventario de la información existente en la parte externa de la unidad archivística
• Inventario general de las cajas existentes en el archivo, con la finalidad de determinar la cantidad real y cuales deben ser guardadas de acuerdo a los requerimientos de la institución.
• Recolección de información sobre recursos humanos y equipos disponibles.
• Análisis, conclusiones, recomendaciones y presentación final sobre los hallazgos del Diagnóstico.
• Adaptación del Manual de Normas y Procedimientos Standard para las condiciones  particulares de la empresa, previa aprobación de las conclusiones del Diagnóstico.

Posteriormente proveemos los Equipos para almacenamiento de material, los cuales por lo general constan de Sistemas de Archivo Rodante para el mejor aprovechamiento del espacio y resguardo adecuado de la información. Una vez instalados los equipos, procedemos a la Organización, Etiquetado e Inventario final de la documentación finalmente procesada.

Una vez organizada la información el siguiente paso natural es la Digitalización de aquéllos documentos de Alto Tráfico, Uso Frecuente, Valor Histórico o que deban ser resguardados, para agregarlos a la Base de Datos de la Organización e ingresarlos al Sistema de Gestión Documental.

Digitalización

Digitalización e incorporación de la base de datos de las imágenes digitales al Sistema de gestión SCAV, para facilitar su búsqueda, proveer resguardo y permitir acceso a los expedientes “En Línea”. Una vez conocido el contenido real del Archivo, por lo general se estima una demanda de digitalización del 60% y para esto se siguen ciertos procesos y actividades como se menciona a continuación:

• Asignación de numeración consecutiva y trascripción de datos claves de los documentos.
• Digitalización de las páginas seleccionadas contenidas en los Documentos.
• Colocación de los documentos en su estado de archivo original.
• Control de calidad para garantizar integridad de los datos y calidad de las imágenes
• Instalación del sistema SCAV con la base de datos y las imágenes en el servidor designado, con la cantidad licencias concurrentes requeridas para su caso particular y suministro de manuales (usuario y normas - procedimientos).
• Adiestramiento en la administración del sistema para dos (2) personas.
• Servicio post-instalación del sistema para soporte en sitio durante un año calendario y suministro sin costo adicional de cualquier nueva versión durante el período

   Para esto contamos en nuestro Staff con Digitalizadores expertos en el uso de scanner de alta velocidad y manejo de documentación. Asimismo ponemos a su disposición Transcriptores expertos en el manejo, análisis y trascripción de documentación, 1 Supervisor del Proyecto, 1 Asistente al supervisor, Auditores de Control de Calidad. Por otra parte a nivel de Equipos contamos con una amplia gamma de Scanner de Alta velocidad, PC, etc., los cuales ponemos a disposición del proyecto y que trasladamos hasta sus instalaciones a fin de llevar a cabo las actividades anteriormente descritas.

Sistematización
Una vez digitalizada la información y colocada en Base de Datos, proveemos el Software SCAV que permite la administración flexible y eficiente de su información, así como el control de los procesos y tareas asociadas a las mismas.

SCAV es una herramienta de de gestión documental amigable y robusta, que permite llevar un registro de sus documentos, con la información que el usuario desee de cada uno de ellos, agregándole a cada registro las imágenes, archivos de aplicaciones e-mail, voz y video asociados a cada documento. Puede además incluir dichos documentos en flujos de trabajo (WORKFLOW) para desarrollar un efectivo control y seguimiento de los procesos de su organización. Algunas de las características del Sistema son:

• Administración centralizada de los Archivos electrónicos generados en la red de la organización, para su posterior consulta a través de claves de indexación e innovación de las aplicaciones asociada directo desde SCAV, disminuyendo los requisitos de digitalización para futuros documentos generados y aumentando la productividad del recurso humano.
• Capacidad de desactualización de documento del archivo vigente a unidades de respaldo y consulta de los documentos desactualizados.
• Control de préstamos y devoluciones de documento, con emisión de comprobantes de préstamo y capacidad para realizar seguimiento de las devoluciones.
• Poderosa herramienta de flujo de trabajo (Workflow) bajo una intratase gráfica amigable, que le permite a cualquier usuario del sistema dibujar el flujo deseado, sin necesidad de programación.
• Capacidad para crear múltiples Bases de Datos diseñadas directamente por el usuario a través de una interfase gráfica amigable y suministro de pantallas para aplicaciones comunes (Archivo, Bibliotecas, otros).
• Capacidad para manejar hasta 10 millones (9.999.999) de documentos en línea sin limites de páginas por documento.
• Manejo de múltiples formatos de imágenes (TIFF, PCX, BMP, TIF2, JPG, WMF, DIB, GIFF, otros) y capacidad para conversión entre formatos.
• Manejo de múltiples consultas simultáneas, con cantidad de consultas concurrentes limitadas únicamente por las capacidades del Hardware.
• Facilidades para agregar nuevas páginas a los documentos sin necesidad de trascripción y de sustitución de imágenes (controladas a través de clave de acceso).